SOP i SSOP : osnova sistema sigurnosti hrane

Osnova za sigurnost hrane kod proizvođača hrane je analiza opasnosti i kritične kon-trolne tačke (HACCP) i preduslovni programi (PRP).Temelj svakog preduslovnog pro-grama su odgovarajući Standardni operativni postupci (SOP).
Prema definiciji, SOP je skup pisanih uputa koje dokumentiraju rutinsku ili ponavlja-juću aktivnost proizvođača hrane. Specifično za objekat za proizvodnju hrane, pojam SOP se obično primjenjuje na procese proizvodnje,održavanja,za radna mjesta ili ak-tivnosti. Za sve procese vezane uz sanitaciju, poslove čišćenja ili slične aktivnosti, re-zerviran je pojam SSOP (standarni sanitacijski operativni postupci/ SSOP).

Razvoj i korištenje SOP-ova / SSOP-a sastavni su dio uspješnog sistema sigurnosti hrane, kvalitete i sistema sanitarne zaštite ( slika 1), jer pružaju pojedincima informacije potrebne za pravilno obavljanje svojih poslova. Nadalje, upotreba SOP-ova i SSOP-ova promiče kvalitetu kroz dosljednu provedbu procesa, zadatka ili posla. Također, ako je jasno napisano, SOP-ovi i SSOP-ovi mogu smanjiti pogrešnu komunikaciju i varijaciju između pojedinaca ili organizacija.

Izraz SOP se također može koristiti zamjenjivo s "protokolom", "uputama za posao" ili "radnom instrukcijom".

Posljedice opoziva hrane

Važnost razvoja i korištenja SOP-ova / SSOP-a za hranu ne može se pretjerivati. Na primjer, prema izvještajni Hrana Registar godišnjem izvještaju najnovijem US Food and Drug Admini-stration (septembarn 2011-august 2012), 37,9 posto svih opoziva  hrane su zbog neprijavljenih alergena. Tokom istraga, pravi uzrok tih opoziva bio je praćenje SOP / SSOP-a koji nije uspo-stavljen ili je bio neadekvatan, ili nepridržavanja jednog ili više primjenjivih postupaka, uklju-čujući:   

• Dobre proizvođačke prakse
• Pregled deklaracija
• Nedostatak hemijskih ispitivanja
• Ispitivanje sirovina
• Sanitacija
• Održavanje  
• Izgled proizvoda
• Evidncije
• Hlađenje i otprema
• Postupci opoziva
• Skladištenje
• Obuka
• Sljedivost       
• Odobreni dobavljači

Uz stvaranje štete i lošeg reklamiranja, opozivi su skupi: prosječni trošak povezan s tim SOP nedostacima, povezanih s alergenom procjenjuje se na 10 milijona dolara po opozivu.       

Prednosti SOP-ova

Osim što pomaže u promicanju sigurnosti hrane i sprečavanju opoziva hrane, SOP-ovi mogu učiniti sljedeće:

• Služiti kao osnova za provedbu efiasnog programa koji uključuje obuku zaposlenika, kao i alat za treniranje i učenje pojedinca .

• Prepoznajte kontrolne tačke, kao i njihove granice, za kontrolu i potvrđivanje postupka.    Korektivne radnje i preventivne akcije mogu se identificirati kako bi se svaka mogla kvalitetno  obaviti.

• Uspostaviti vrijeme, rad i materijalne zahtjeve za posao ili zadatak.

• Koristiti kao kontrolni listi članova tima za unutarnju reviziju prilikom revizije programa i    postupaka rada u objektu.

U konačnici, prednosti valjanog SOP-a smanjuju radni napor, uz poboljšanu usporedivost, vjerodostojnost i pravnu sigurnost.

Razvoj i održavanje SOP / SSOP

SOP i SSOP  trebaju se pridržavati sljedećih najboljih praksi u prehrambenoj industriji .

•Ključne postavke
SOP / SSOP mora biti oblikovan na takav način da pruža sve relevantne informacije tako da zaposlenik s nekim znanjem iz područja, opreme i alata može sigurno i efikasno čitati i izvrša-vati zadatke.

• Naslovna stranica
jasno identificira naziv postupka, identifikacijski broj, datum izdavanja i / ili reviziju i naziv primjene za postrojenja, odjele i aktivnost na koji se odnosi SOP. Također su uključeni u ovaj odjeljak potpisi i datumi potpisa onih pojedinaca koji su pripremili i odobrili SOP. Elektronički su potpisi prihvatljivi za SOP-ove koji se održavaju na kompjuteriziranoj bazi podataka.

• Sadržaj
Sadržaj je koristan za brzu referencu i lokaciju određenih informacija, izmjena ili ažuriranja. To je osobito važno za dugotrajne ili detaljne SOP / SSOP.

• Uvod / namjena
Ovaj odjeljak opisuje namjeru za SOP / SSOP i omogućava čitatelju da bolje razumije ne samo "kako" već i "zašto". Ovdje su uključene sve relevantne predhodne informacije i pregledi.

• Odgovornosti
Popis odgovornosti za sve zainteresirane strane, detaljno po poziciji.

• Definicije
Ovaj odjeljak sadrži popis izraza, fraza, riječi ili akronima i njihovih primjenjivih značenja. Budući da čitatelj već ima neko znanje o zadatku ili opremi, treba odrediti samo neuobičajene i nepoznate pojmove. Na primjer, u postupku testiranja, Listeria možda neće biti potrebno defi-nirati, dok se u postupku praćenja okoliša ,  može zahtijevati definicija.

• Materijali
Ako je potrebno, navedite materijale, opremu, popise provjere i popratne dokumente koji su potrebni za dovršavanje aktivnosti ili zadatka.

• Sigurnost
Uključuje popis svih ozljeda ili gubitka života kao što su zabranjene prostorije. Ovaj odjeljak trebao bi objasniti što će se dogoditi ako se postupak ne slijedi ili se slijedi netačno.

• Procedura (e)
Svaki proces, zadatak ili korak koji će se odvijati redom bit će navedeni u ovom odjeljku. Jedan SOP / SSOP dokument može sadržavati nekoliko postupaka za više procesa ili podprocesa.

• Osposobljavanje
Popis obaveza obuke za SOP / SSOP i učestalost treninga (tj. Jednokratno ili godišnje).

• Dokumentacija
Prepoznajte obrasce koji se koriste i izvještaji za pisanje, kao i mjesto i trajanje čuvanja podataka i zapisa.

• Provjera usklađenosti i provjera ispravnosti
Opišite sve korake kontrole i odredbe za pregled i / ili nadzor. Provjera će uključivati ​​periodični pregled SOP / SSOP i odgovarajućih aktivnosti. (Radimo li ono što mi kažemo da radimo?) Alternativno, provjera ispravnosti uključuje periodični pregled zapisa, izvještaje i drugu dokume-ntaciju. (Jesu li ciljevi SOP-a postignuti?) Sva odstupanja trebaju biti prijavljena i usmjerena, te razviti plan korektivnih akcije / preventivnog djelovanja za rješavanje svakog postupka.

• Reference
Popis svih navedenih regulatornih, referentnih propisa ili   propisa tvrtke.

• Povijest izmjena dokumenta
Popis svih pregleda, ažuriranja i izmjena SOP / SSOP-a.

Sadržaj
SOP-ovi i SSOP-ovi trebaju biti jasno formulirani tako da ih je razumljivo razumije osoba koja je upoznata s općim konceptom postupka. Koristite dijagrame, dijagram toka, slike i snimke na računalu kako biste prilagodilii dugačke dijelove teksta i saželi  korake za čitatelja. Ova vizu-alna pomagala posebno pomažu u obučavanju kod korištenja SOP / SSOP-a.

Potrebno je voditi računa da se uključe sve potrebne informacije bez da su previše detaljne. Ispod je primjer s odgovarajućom razinom detalja, a drugi s previše pojedinosti, čineći SOP / SSOP nerazumljiv korisniku.

• Dobar primjer: "Korak 4. Temeljito isprati toplom vodom."

• Loš primjer: "Korak 4. Temeljito isprati pomoću na mjestu za sanitaciju smještenom na stra-žnjem zidu, blizu vrata, s pojačanim pritiskom, toplom vodom. Upotrijebite plavu cijev koja je opremljena s mlaznicom od 15 do 20 stupnjeva. Uključite glavni ventil na sanitarnoj stanici. "

Proces razvoja
Kada se razvijaju  SOP / SSOP, stručno lice  treba pripremiti pisani nacrt postupka. Taj nacrt pregledavaju drugi stručnjaci u objektu ili području rafda. Svrha ovog pregleda je prikupljanje komentara, prijedloga i ideja za poboljšanje i pojašnjenje.

Nakon što je sastavljen SOP / SSOP, sadržaj se mora potvrditi. To se najbolje postiže tako da "hoda" kroz postupak,uzimajući u obzir sve ključne parametre (npr. vrijeme, brzinu opreme, mjesto uzorka itd.). Ažurirajte SOP / SSOP sa svim potrebnim izmjenama. U ovom trenutku treba umetnuti slike, dijagrame, dijagram toka i zapise sa računala.

Nakon što je SOP / SSOP u konačnom obliku napisan, stručnjak za opremu ili proces, poput supervizora za obuku, treba obaviti postupak kako je napisan. Ako je moguće, da biste naj-bolje identificirali sve praznine, provodite više od jednog stručnog pregleda. Ti će stručnjaci tada dati konačna ažuriranja i preciziranja potrebna za dovršenje SOP / SSOP.

Kada je finaliziran, SOP / SSOP treba slijediti odgovarajući postupak odobravanja, kako je utvrđeno u politici tvrtke, i biti objavljen.

Izmjene i recenzije
SOP / SSOP se uvjek mijenja,to je "živi" dokument. Kao takav, u nastojanju za kontinuiranim poboljšanjem procesa ili zadatka potrebno je stalno ažuriranje. Doista, potrebno je aktivno tražiti poboljšanja i često se mijenjati. One se moraju uvijek pratiti i komunicirati efikasno.

Ovaj ciklus "kontinuiranog poboljšanja" može se najbolje opisati  Demingovim krugom, pozna-tog kao planiraj, učini, provjeriti, djeluj (PDCA). Krug Deminga je iterativna metoda u četiri koraka koja se koristi za kontrolu i kontinuirano poboljšanje procesa (slika 2).

Koraci PDCA za svaki sljedeći krug Deminga uključuju sljedeće četiri faze:

Plan (Razvojni postupci) Razvijanje SOP  i SSOP , utvrđivanje ciljeva i procesa potrebnih za postizanje željenih rezultata. To će, pak, utvrditi ciljeve, prioritete i osnovne smjernice za realizaciju. Utvrđivanje ovih očekivanja čini potpunost i tačnost SOP / SSOP kao dio ciljanog poboljšanja.

Učinite (Izvršite postupke)
Izvršite SOP / SSOP. Drugim riječima, izvršite plan, provodite postupak i napravite proizvod. Prikupite podatke , trendove i analize.

Provjera (provjera ispravnosti) 
Potvrdite  SOP  / SSOP  proučavanjem stvarnih rezultata, kako je izmjereno u odjeljku "Do"(Provodite procedure).  Usporedite ove rezultate s ciljevima ili ciljevima iz odjeljka "Plan"(Razviti procedure). Potražite odstupanja između razvoja i izvršenja SOP / SSOP. Bilježenje podataka može olakšati pregled trendova tokom nekoliko ciklusa Deminga.

Zakon (izmjena i dopuna postupaka)
Za svaku značajnu razliku između stvarnih i planiranih rezultata, nakon utvrđivanja uzroka, razviti plan korektivne akcije / preventivne akcije (CAPA). Odredite gdje primijeniti promjene koje će uključivati ​​poboljšanje procesa ili proizvoda. Ako nakon jednog ili dva prolaze kroz krug De-minga, proces se ne poboljšava, dodatno pročisti plan CAPA kako bi uključio više pojedinosti u sljedeću iteraciju ciklusa. Alternativno, veća pozornost može biti potrebna u drugoj fazi pos-tupka.

Tablica 1:Primjer kategorija obuke za reviziju

Kategorija 1	Ovo je novi / revidirani dokument. Potrebno osoblje mora pročitati ovu verziju i popuniti propisane uvjete
Kategorija 2	Ovo je revidirani dokument u kojemu se promijenilo samo područje primjenjivosti. Svi novoprimljeni kadrovi koji trebaju slijediti sadržaj moraju pročitati ovu verziju i dovršiti propisanu obuku.
Kategorija 3	Ovo je novi / revidirani dokument.Od svakog osoblja od koga se zahtijeva da slijedi sadržaj mora pročitati ovu verziju.
Kategorija 4	Ovo je revidirani dokument u kojemu je promijenjeno samo područje primjenjivosti. Sve ove nedavno primljene osobe potrebne za praćenje sadržaja moraju pročitati ovu verziju.
Kategorija 5	Nema značajnih promjena u sadržaju dokumenta - nema potrebe za čitanjem ili obučavanjem

SOP / SSOP revizija i ažuriranja trebaju biti kategorizirani tako da svi zainteresirani shvate koliko se promjena dogodila, kao i obim obuke zaposlenika koji je potreban za promjene (tablica 1).

Kontrola dokumenata
Kontrola dokumenata proces je pokretanja, ažuriranja, mijenjanja i "isteklih" korporativnih dokumenata. Svi dokumenti i zapisi trebaju se održavati u elektroničkom ili ručnom obliku.

U propisanom roku (tj. Neposredno nakon proizvodnje, tjedna, itd.) Prikupit će se svi dokumenti i zapisi. Nakon sastavljanja, svi će dokumenti i zapisi će biti pohranjeni u privremenu arhivu, na mjestu koje će omogućiti lak pristup za reference po potrebi.

Budući da arhivirani zapisi počinju premašiti maksimalnu duljinu vremena za kratkotrajno čuvanje, bit će premješteni na stalnu lokaciju pohrane za najmanje 2 godine ili trajanju od 1 godine, ovisno što je dulje. Lokalni, državni i savezni propisi kao i zahtjevi kupaca mogu propisati duže trajanje.

Zbrinjavanje isteklih dokumenata i evidencija treba se dogoditi prema rasporedu i sukladno utvrđenoj politici.

Pristup 

Pristup zaposlenika svakom SOP-u i SSOP-u je neophodno. Stoga najnovija inačica SOP-a i SSOP-a mora biti dostupna. Pristup može biti u obliku štampanog priručnika ili elektroničkog pristupa. Ako se koristi štampani priručnik, moraju postojati postupci  koji osiguravaju da je pri-ručnik kontroliran i da su ažuriranja aktualna.

Za nove zaposlenike  koji rade u nepoznatom ili novom području, fizički primjerak u ruci može biti osobito koristan. Ova se kopija može koristiti kao brza referenca za novi posao ili za tre-niranje.

Bez obzira na to smatra li se protokolom, radnom instrukcijom ili uputama za posao, SOP-ovi i SSOP-ovi moraju biti integralni i temeljni dijelovi programa sigurnosti hrane za proizvodnju hra-ne.

Autor :Tim Lombardo

Tim Lombardo je naučnik (sigurnost hrane i mikrobiologija) za Covance Laboratories, nutricio-nistička hemija i sigurnost hrane. Diplomirao Sam Houston State University u Huntsville, TX, radio je na mnogim ključnim pozicijama u proizvodnji hrane, uključujući proizvodnju, kvalite-tu i sanitarne pozicije na tvorničkoj i korporativnoj razini. S Covanceom Tim pruža podršku konzultacijama o hrani  proizvođačima hrane u svim aspektima sigurnosti hrane.

Izvor:Food Safety Magazine