Popisi za provjeru: korisni alati ili zamke?

 

Popisi za provjeru mogu poslužiti kao štaka ili štap za proricanje stalnog poboljšanja. U ovom članku razmatramo ulogu kontrolnih popisa, kako ih razviti i kako mjeriti njihov uspjeh ili neuspjeh u osiguravanju sigurnosti hrane.

Svatko zna "kontrolnu listu" kada je vidi: sistematizirani alat koji navodi stvari, komponente, korake ili kriterije čija je prisutnost ili kvantitativna količina ključna za izvođenje određenog zadatka. Redoslijed stavki na popisu za provjeru može, ali i ne mora biti kritičan u smislu slijeda zadataka koji se moraju izvršiti.

Popisi za provjeru služe izvrsnoj svrsi utvrđivanja važnih i kritičnih koraka potrebnih za proizvodnju svježe hrane, letenje avionom, izvođenje operacije ili pokretanje nuklearne elektrane. Oni služe u svrhu pomoći da se nijedan važan korak ne zaboravi i da se svi kritični koraci izvode ispravnim redoslijedom. Imati visoku "inteligenciju popisa za provjeru" znači da se popisi za provjeru koriste proaktivno i dinamično te da potiču kontinuirano poboljšanje praksi i postupaka. I to se događa bez obzira na osobne ili organizacijske predrasude.

Pregledajmo dio objavljene literature o popisima za provjeru.

Popularna knjiga o kontrolnim listama je “The Checklist Manifesto” (Picador, 2009.) kirurga Atula Gawandea. Kao što je navedeno u knjizi, popisi za provjeru su vrlo korisni kada postoji mnogo toga što treba ispraviti, odnosno kada postoji visok stepen složenosti za određene radnje. Na primjer, komercijalni avioni "postali su više od aviona da bi jedna osoba mogla letjeti". Stoga industrija koristi brojne popise za provjeru, osobito prije leta, kako bi se pozabavila mogućim rizicima prije nego što avion poleti u zrak. Slična je i proizvodnja hrane, posebice s obzirom na njezin utjecaj na javno zdravlje.

Izrazita prednost popisa za provjeru je u tome što se mogu izraditi "mudrošću grupe" iskusnih ljudi, te se stoga ne oslanjaju samo na pamćenje ili iskustvo pojedinca. Izraziti nedostatak je to što popisi za provjeru mogu izazvati tiraniju hitnog, tj. jednostavno označavanje okvira da se s njim završi.

Univerzitet Western Michigan (2017.) ima Projekt kontrolne liste za evaluaciju s brojnim izvrsnim resursima koji pokazuju kako razviti kontrolne liste za evaluaciju programa i projekata. To uključuje "kontrolni popis za oblikovanje kontrolnih popisa" i naučne prezentacije o logici iza kontrolnih popisa. Njihovi se prijedlozi lako mogu ponovno primijeniti u prehrambenoj industriji.

Mnogo je objavljenih članaka koji govore o pristranosti u donošenju odluka. Na primjer, Ely et al. (2011.) proučavali su korištenje kontrolnih popisa za smanjenje dijagnostičkih pogrešaka u bolnicama, klinikama i hitnim službama. Valja napomenuti da autori istražuju kognitivne procese kako bi identificirali inherentne predrasude i oslanjanje na intuiciju koji često pokreću donošenje odluka. Podsjećaju programere popisa za provjeru da uzmu u obzir procese razmišljanja tipa 1 koji su brzi, refleksivni i intuitivni (i obično podsvjesni) i procese tipa 2 koji su analitički, spori i namjerni (i obično zahtijevaju vrlo fokusiranu pozornost).

Primjena kontrolnih lista u prehrambenoj industriji

Kontrolne liste se široko koriste u prehrambenoj industriji. USDA (2014.) ima kontrolni popis za podnošenje naljepnica koji pomaže tvrtkama da izbjegnu uobičajene pogreške u označavanju i pojašnjava što je potrebno. Agencija također ima popis smjernica za kuhanje proizvoda od mesa i peradi .

Godine 2020. FDA je objavila Kontrolni popis za zdravlje zaposlenika i sigurnost hrane kao odgovor na pandemiju COVID-19. Agencija je 2001. razvila Vodič za inspekciju alergija , kontrolni popis za inspekciju prehrambenih tvrtki koje proizvode potencijalno osjetljive na kontaminaciju alergenskim sastojcima, a sada ima nacrt smjernica/kontrolnog popisa za procjenu važnosti alergena za javno zdravlje .

U okruženju proizvodnje hrane, tvrtke često provode svoje revizije GMP-a povezane s FSMA-om tako da zaposlenici obilaze tvornicu koristeći kontrolni popis opreme, dokumenata i praksi koje treba tražiti. Tvrtke koje proizvode gotovu hranu imaju popise za provjeru koje operateri moraju slijediti kako bi osigurali da su ispoštovani ispravni postupci kuhanja i hlađenja (ovi se također nazivaju SOP-ovi ili Standardni operativni postupci, koji su u biti popisi za provjeru). Slično tome, sanitarni timovi slijede stroge SOP-ove/kontrolne liste kako bi osigurali da se ispravna sredstva za dezinfekciju koriste u pravim koncentracijama i u pravom trajanju. Zamjena linija često koristi kontrolne popise za sprječavanje unakrsne kontaminacije alergenima. Isto vrijedi i za montažu pretprodukcijske opreme. A timovi za razvoj proizvoda/kuharski timovi koriste popise za provjeru kako bi osigurali da se koriste pravi sastojci, uz pravilno razmatranje alergena, glutena, GMO-a i potreba za organskim proizvodima.

Konačno, neki od najčešće korištenih popisa za provjeru u prehrambenoj industriji su standardi, uključujući one koje su razvili Globalna inicijativa za sigurnost hrane (GFSI), Sigurna kvalitetna hrana (SQF) i Globalni standard British Retail Consortium (BRCGS).

Kontrolne liste kao pokazatelj zrelosti revizije sigurnosti hrane

Tvrtke koje prolaze kroz proces GFSI certifikacije (npr. SQF) često slijede trofazni proces sazrijevanja revizije koji naglašava kako kontrolne liste mogu pomoći ili spriječiti sigurnost hrane. U prvoj fazi, tvrtka je nova u procesu i stoga možda nema postavljene sisteme za rješavanje svih zahtjeva svojstvenih standardu. Stoga, tvrtka može "ispucati" svoj pristup na temelju toga gdje misli da ima nedostataka (prema vlastitoj procjeni i/ili uz pomoć konzultanata treće strane). U ovoj fazi, Kodeks SQF-a se ne može promatrati u cijelosti niti u njegovoj namjeri, a određeni se zahtjevi mogu smatrati važnijima od drugih (s podmuklim nuspojavama propuštanja nekih zahtjeva).

U drugoj fazi krivulje rasta, tvrtka prepoznaje da su zahtjevi za sigurnošću hrane postavljeni na vrlo organiziran i koristan način: Kodeks SQF-a. Oni shvaćaju da ako svaki zahtjev u kodeksu mogu uskladiti s praksama i postupcima, tada u biti mogu koristiti kodeks kao popis za provjeru. Mnoga preduzeća u ovoj fazi grade svoje programe i spremnost za reviziju tačno prema redoslijedu kodeksa i isključivo kako bi ispunila specifične zahtjeve navedene u svakom odjeljku kodeksa. To osigurava da će tvrtka, kada revizor SQF-a dođe, ispuniti svaki zahtjev. Ovaj pristup dobro služi onim tvrtkama koje su još uvijek u fazi učenja izgradnje snažnog plana sigurnosti hrane i kulture sigurnosti hrane, i općenito pomaže većini tvrtki da "prođu" reviziju sigurnosti hrane.

Prava kultura pokreće prave unose na kontrolnim listama. Ne obrnuto.

Sve je dobro dok ne dođe do incidenta sa sigurnošću hrane, povlačenja iz trgovine ili javnog opoziva, što se može dogoditi usprkos tome što tvrtka provjerava svaki kvadratić na „kontrolnoj listi“ SQF-a. Veći negativni događaj, ili čak spoznaja da bi se takav događaj mogao dogoditi, može stoga s pravom gurnuti preduzeće u treću fazu korištenja Kodeksa SQF-a.

U trećoj fazi, tvrtka koristi i gleda na kontrolne liste kao na vrijedne alate (i vjerojatno još uvijek strukturira svoju spremnost za reviziju istim redoslijedom kao SQF Kodeks). Međutim, tvrtka je kritički shvatila da mora ići dalje od popisa za provjeru kako bi potaknula pravu kulturu sigurnosti hrane u organizaciji. Dodatne prakse, postupci, dokumentacija i sistemi postavljeni su za poticanje prave kulture. Oni zauzvrat osiguravaju provjeru popisa za provjeru. Drugim riječima, prava kultura pokreće prave unose na kontrolnim listama. Ne obrnuto.

Kontrolni popis za kontrolne popise

Razmotrimo stvaranje kontrolne liste za kontrolne liste. Svako od sljedećeg pruža perspektivu o vrijednosti i upozorenjima korištenja kontrolnih popisa za poticanje i poboljšanje organizacijske kulture sigurnosti hrane, a time i njezine "inteligencije kontrolnih popisa".

Kontrolne liste mogu govoriti istinu. Ako rezultati ispunjenog kontrolnog popisa ukazuju na značajne probleme, tada na osnovnoj razini kontrolni popis funkcionira. Ovo nije vrijeme za mijenjanje popisa za provjeru, što se može dogoditi u slabo razvijenim organizacijama kao način skrivanja problema ili izgovor za nepotpuno ispunjavanje popisa za provjeru. Umjesto toga, potpuni rezultati trebaju biti najavljeni kao potvrda da kontrolni popis radi kako treba.

Učite iz neuspjeha. Nešto pođe po zlu unatoč korištenju popisa za provjeru dobar je znak da se provjeravaju pogrešne stvari ili da nešto nedostaje. O tome bi trebalo raspravljati široko i međufunkcionalno i pokrenuti analizu temeljnih uzroka, koja može jasno ukazati na ono što je propušteno, što zauzvrat omogućuje kontinuirano poboljšanje popisa za provjeru.

Ne postoji "jednokratno". Svi iskusni revizori čuli su "ovo je prvi put da se ovo dogodilo." Ili “postoje mnoge neobične stvari koje se događaju u isto vrijeme, i to je uzrokovalo problem; neće se ponoviti.” Ne postoji jednokratno! Treba provesti analizu temeljnog uzroka. Popisi za provjeru moraju pomoći organizaciji da identificira i dijagnosticira temeljne uzroke.

Provjerite Checker. Je li osoba koja ispunjava kontrolni popis vođena kontrolnim popisom da traži ispravna ponašanja u vezi sa sigurnošću hrane ili osoba samo označava kvadratiće jer je to posao? Možda i podmuklije, zaposlenici bi mogli prilično marljivo slijediti popis za provjeru - promatrajući samo one zadatke koji su na popisu - a ipak propustiti pogrešna ili rizična ponašanja. Ovo možda nije greška popisa za provjeru, ali je svakako greška organizacije i njezine obuke. Oslanjanje isključivo na popis za provjeru još uvijek može dopustiti nečuveno i neželjeno ponašanje. Ako su zaposlenici obučeni samo da prate popis za provjeru i da se pobrinu da bude ispunjen, propuštaju se značajna neželjena ponašanja. U tom smislu, kontrolne liste postaju okovi.

Provjerite dokumente. Kritični za neke kontrolne popise su dokumenti koji bi trebali potkrijepiti da je određeni zadatak na kontrolnom popisu obavljen. Korisnost ovih dokumenata je dobra samo onoliko koliko je vrijedno imati ih na popisu za početak. Potrebno je odvojiti vrijeme da se utvrdi koje postupke ili dnevnike kuhanja, na primjer, treba provjeriti kao dio popisa za provjeru. To je neovisno o tome da ih dokumentirate kao dio plana organizacije za sigurnost hrane.

Poštujte sistem. Popisi za provjeru su upravo to: popisi. Oni nisu putokazi, grafikoni ili veze s bazama znanja. Oni su statični, a ne dinamički sistemi koji pokreću djelovanje i rješavanje problema. Općenito, popisi za provjeru mogu biti loše opremljeni za bilježenje sistemskog ponašanja i kulture organizacije. To je osobito istinito ako su kontrolni popisi treće strane i/ili nisu prilagođeni određenim organizacijama i objektima. Stoga se popisi za provjeru trebaju koristiti za ono što mogu donijeti – ni više, ni manje.

Zakon nenamjernih posljedica. Često citirana fraza je "dobijete ono što mjerite". A ovo je svakako u igri za popise za provjeru. Ako je stavka na popisu za provjeru pogrešna ili usmjerava pogrešno ponašanje, njezino redovito mjerenje moglo bi poslužiti u neželjenu svrhu usađivanja tog ponašanja kao "ispravnog".

Pobijediti popis za provjeru

Sada već shvaćate da popisi za provjeru u prehrambenoj industriji mogu poslužiti kao štaka ili kao štap za proricanje kontinuiranog poboljšanja praksi i postupaka sigurnosti hrane. Slijede neki pokazatelji da kontrolni popis ne funkcionira ili nije efikasan koliko bi trebao biti.

Previše opterećujuće. Vrlo česta kontrolna lista koja se koristi u proizvodnji hrane je "GMP revizijska kontrolna lista". Ovo je obično dugačak popis ponašanja i praksi za koje organizacija vjeruje da bi se trebala pridržavati kako bi zadovoljila GMP propise i proizvodila sigurnu hranu. Većina organizacija obavezuje se na provođenje takvih revizijskih popisa kao dio svojih obećanja revizijskoj organizaciji. Popis postaje dulji i raspoređen na više funkcija, a sav taj posao postaje prilično težak. Kada dođe vrijeme za reviziju GFSI-ja, popisi za provjeru koji nedostaju ili su nepotpuni mogli bi se zbuniti, što dovodi revizora do uvjerenja da je tvrtka redovito koristila popise za provjeru.

Olovka-Whipping. Koliko god stavljanje lažnih unosa u obrazac bilo neetično i obično nezakonito, ipak se može dogoditi pod pravim stresorima ili stavovima zaposlenika. Jednostavno označavanje kućica na popisu za provjeru nikome ne čini uslugu i može pružiti lažan osjećaj sigurnosti.

Samozadovoljstvo. Organizacije koje se oslanjaju na podatke s popisa za provjeru mogle bi razviti lažan osjećaj sigurnosti i postati samozadovoljne korektivnim radnjama. Iako nije nužno neetično ili protuzakonito, netko tko označi polje kao "potpuno" samo zato što je to uvijek bilo u prošlosti dovodi u zabludu (ako ne i potpuno pogrešno) ako provjerivač doista nije provjerio. Razumijevanje ovog rizika može pomoći u definiranju stavki na popisu za provjeru, uključujući one stvari koje su potrebne kako bi se osiguralo da je osoba za provjeru usredotočena i pozorna.

Pritisak da se "vratite na posao" može biti jedan od najbržih načina da se pobijedi popis za provjeru.

Netačni dokumenti. Prakse i procedure se mijenjaju tokom vremena, a često se dokumenti koji idu uz njih ne ažuriraju u proizvodnom pogonu. Potreban je stalni nadzor kako bi se osiguralo da su najažurniji dokumenti usklađeni s trenutnom praksom i pojedinostima na popisu za provjeru. Zapravo, jedna od stavki na popisu za provjeru mogla bi biti provjera datuma izdavanja ključnih dokumenata koje koriste operateri.

Stres. Pritisak da se "vratite na posao" može biti jedan od najbržih načina da se pobijedi popis za provjeru. To može biti zbog komunikacije višeg rukovodstva, vlastitog vodstva tima ili pojedinaca koji vjeruju da moraju požuriti kako bi mogli nastaviti svoj "pravi posao".

Kraj igre: igra dame

Za pobjedu u igri dame  postoji niz strategija koje stručnjaci često zastupaju, od kojih se većina primjenjuje na popise za provjeru u prehrambenoj industriji.

Kontrolirajte središte : usredotočite se na stvari koje se računaju, a ne na stvari na rubovima.

Igraj u napadu, a ne u obrani : Napadni na probleme koji teže potkopavanju program sigurnosti hrane.

Cilj je doći do kraja popisne liste : popis za provjeru mora biti ispunjen u cijelosti.

Budite spremni žrtvovati se : ako stavka na popisu za provjeru ne funkcionira, uklonite je.

Napredujte kao grupa : Nemojte ostavljati popise za provjeru samo jednoj grupi (npr. QA); izgraditi ih i koristiti na temelju unosa stručnjaka sa svih funkcija.

Shvaćanje vrijednosti popisa za provjeru zahtijeva pravu kulturu, pravila i izvršenje, kao i priznanje da su popisi za provjeru alati za maksimiziranje identifikacije rizika i upravljanja rizikom. Izgradnja “inteligencije popisa za provjeru” vaše organizacije pomoći će u razvoju popisa za provjeru, efikasnosti onih koji provjeravaju popise i povećanju sigurnosti.

Igra nikada ne završava, što znači da uz pravu strategiju možete pobjeđivati ​​cijelo vrijeme.

 

Autor:Bob Lijana

Izvor:Food Safety Tech