Mjesto tima za sigurnost hrane unutar korporativne strukture

 

Koja vrsta strukture izvještavanja pruža najbolju priliku za uspjeh tima za sigurnost hrane?

Jednostavan pregled organizacijskih struktura pokazuje da timovi za sigurnost hrane odgovaraju različitim funkcijama u prehrambenim tvrtkama. Pitanje je: Koja struktura pruža najbolju priliku za uspjeh tima za sigurnost hrane? Osim toga, koja su mjerila uspjeha? S pojednostavljenog gledišta, uspjeh sigurnosti hrane trebao bi biti osiguravanje da hrana ispunjava regulatorne zahtjeve i da je svako pakiranje, svaki dan, sigurno za konzumaciju. Ova izjava sadrži mnoge složenosti, uključujući dizajn sigurnosti hrane novih i postojećih proizvoda, uspostavljanje parametara distribucije/roka trajanja i potvrđene upute za kuhanje (ako su potrebne), da spomenemo samo neke.

Ovi parametri sigurnosti hrane ključni su za uspostavljanje smjernica za sigurnost hrane; međutim, hrana se proizvodi u prehrambenim pogonima, a angažman na razini pogona je neophodan kako bi se osigurala sigurna hrana svaki dan. Timovi za sigurnost hrane trebali bi imati aktivnu ulogu i odgovornost u svakodnevnoj proizvodnji hrane ( slika 1). Ako zauzmu pasivnu ulogu, tada se obično uključuju u rješavanje problema umjesto da ih spriječe. Još jedan razlog za angažman na ovoj razini je utjecaj na pokretanje kapitalnih poboljšanja programa. Od ključne je važnosti identificirati strukturu koja postavlja tim za sigurnost hrane za poticanje svakodnevne usklađenosti i nadogradnju postojećih programa. Ovaj je pristup jedinstven za neke tvrtke, ali bi ga trebalo razmotriti u budućim organizacijskim dizajnima. Ovaj članak ispituje trenutne organizacijske strukture i ocjenjuje prednosti i nedostatke svake od njih.

Sl.1.Timovi za sigurnost hrane trebali bi imati aktivnu ulogu i odgovornost u svakodnevnoj proizvodnji hrane

Razmatranja za različite strukture izvještavanja

Prije nego što se zadubimo u organizacijsko usklađivanje timova za sigurnost hrane, važno je naglasiti da se mora uspostaviti zdrava kultura sigurnosti hrane kako bi svaka struktura funkcionirala. Slaba kultura sigurnosti hrane može dovesti do nedostatka integriteta i povjerenja tima za sigurnost hrane i drugih funkcija koje nadjačavaju ključne zahtjeve sigurnosti hrane. Tvrtke koje imaju jaku kulturu sigurnosti hrane imaju ciljeve koji se razumiju i održavaju u cijeloj organizaciji.

Jedan važan zahtjev tima za sigurnost hrane je da mora uspostaviti vjerodostojno i dosljedno donošenje odluka. Većina odluka o sigurnosti hrane nije jednostavan odgovor "da ili ne"; oni su komplicirani uzimanjem u obzir brojnih elemenata kao što su, na primjer, obim pitanja i uspostavljene kontrole sigurnosti hrane. Za izgradnju i održavanje usklađenosti, tim mora biti dosljedan u donošenju odluka i postaviti jasne granice koje se ne smiju prelaziti. Gubitak vjerodostojnosti uništit će ukupnu kulturu sigurnosti hrane tvrtke i cijelog tima za sigurnost hrane.

Glavni službenici za sigurnost hrane podnose izvještaje predsjedniku odbora, glavnom izvršnom direktoru (CEO), voditelju istraživanja i razvoja (R&D), glavnom službeniku za kvalitetu i voditelju  lanca snadbjevanja. Postoje i druge strukture izvještavanja koje nisu navedene u ovom članku; međutim, trebali bi se primjenjivati ​​opći koncepti o kojima se ovdje govori. Sve ove strukture izvještavanja imaju prednosti, nedostatke i pristranosti koje pridonose ili umanjuju njihovu funkcionalnost i uspjeh. Krajnje pitanje je: ispunjava li specifična struktura izvještavanja cilj osiguranja da je sva hrana sigurna za namjeravanog kupca?

Podnošenje izvještaja predsjedniku odbora

Jedan od razloga za prijavu predsjednika odbora ili glavnog izvršnog direktora je stvaranje percepcije da je tim za sigurnost hrane neovisan o svim ostalim odjelima. Pretpostavka je da bi najviši rukovoditelji podržali njihove odluke. Ovo može biti slučaj; međutim, ti čelnici dodaju ograničenu vrijednost i ne mogu postavljati razumna pitanja kako bi izazvali čelnike sigurnosti hrane i osigurali da su njihove odluke ispravne. Viši rukovoditelji obično se slažu s timom i ne osiguravaju provjere i ravnoteže potrebne za osiguranje čvrstih rezultata. Prehrambene tvrtke sa čvrstom kulturom sigurnosti hrane od vrha do dna ne trebaju ovu vrstu strukture jer se sigurnost hrane poštuje u cijeloj organizaciji.

Izvještavanje za istraživanje i razvoj

Izvješćivanje za istraživanje i razvoj najčešća je struktura izvještavanja. Ova struktura obično ima vođe koji su tehnički obrazovani i mogu razumjeti strategije i odluke o sigurnosti hrane i raspravljati o njima. Ova struktura također je korisna u dizajnu sigurnosti hrane za razvoj novih proizvoda. Timovi za sigurnost hrane koji podliježu izvještajima za istraživanje i razvoj obično su angažirani od ideje do pokretanja u tvornicama. Ostale strukture imaju tendenciju uključiti tim za sigurnost hrane kasnije u procesu. Ova je struktura važna za uspjeh novih proizvoda ili poboljšanja proizvoda.

Jedan od izazova s ​​a izvještavanjem za istraživanje i razvoj je to što nije neuobičajeno da se rokovi za inovacije skrate iz raznih razloga. U tim se scenarijima od tima za sigurnost hrane traži da donosi odluke bez potpunih informacija, kao što su podaci o roku trajanja i validacija uređaja za sigurnost hrane. Ovi i drugi izazovi mogu se prevladati; međutim, povećava ukupni rizik projekta, čak i na kratko vrijeme, dodajući stres cjelokupnom programu sigurnosti hrane i osoblju. Jedno rješenje za izazov skraćenog vremena za lansiranje je skraćivanje roka trajanja početnih serija dodavanjem osoblja za pojačane ručne provjere. Dodatni izazov je nedostatak upravljanjha na razini pogona. Tim za sigurnost hrane uglavnom je uključen u obuku i programe "obuke trenera", godišnje revizije i sve probleme u vezi sa sigurnošću hrane koji se pojave. Neki se pojedinci mogu opirati odgovornosti na razini tvornice (i distribucije). Krajnji je cilj angažirati najbolje talente za sigurnost hrane na najkritičnijem koraku u proizvodnji hrane. 

"Krajnji cilj pri pružanju podrške timovima u tvornicama jest pojednostaviti njihov radni zadatak bez ugrožavanja provjerene sigurnosti hrane."

Izvještavanje Osiguranja kvalitete

Izvještavanje korporativne kvalitete logičan je izbor iz raznih razloga. Zapravo, možda bi bilo logičnije da tim za kvalitetu podnese izvještaj timu za sigurnost hrane budući da je sigurnost hrane najveći prioritet kombiniranih grupa. Bez obzira na to, nije bitno tko kome odgovara; te su dvije funkcije usklađene uglavnom zbog sinergije u sistemima kvalitete, tehničkoj osposobljenosti i radnoj snazi. Timovi za kvalitetu uspostavili su sisteme kvalitete u koje se mogu uključiti zahtjevi sigurnosti hrane i programi praćenja. Pokušaj održavanja odvojenih sistema dodaje složenost i zbunjenost timovima u proizvodnji.

Konačni cilj podrške timovima u tvornicama jest pojednostaviti njihov radni zadatak bez ugrožavanja provjerene sigurnosti hrane. Jedan sistem koji upravlja programima kvalitete i sigurnosti hrane može eliminirati suvišan rad na temelju sličnosti dviju funkcija. Sa stajališta rada, kvalitetni timovi obično imaju bolje osoblje za podršku proizvodnji i ugovornim proizvodnim mjestima. Timovi za sigurnost hrane su slabiji i imaju više resursa usmjerenih na inovacije i razvoj programa nego na usklađenost. Korištenje kvalitetne opreme osigurava potrebne resurse za osiguranje svakodnevne sigurnosti hrane.

Izvještavanje lanca snadbjevanja

Kada timovi za sigurnost i kvalitetu hrane (FSQ) podnose izvještaj vodstvu  lanca snadbjevanja, uobičajeno je da ljudi koriste analogiju s "lisicom koja promatra kokošinjac". Nikad nije tako jednostavno kao ova izjava. Također potkopava i lanac snadbjevanja i vodstvo u sigurnosti hrane. Bez obzira na strukturu, ako voditelj sigurnosti hrane, menadžeri i nadzornici nemaju potreban integritet i povjerenje cijele tvrtke, tada će cjelokupni program propasti. Također se može primijetiti da upravitelje postrojenja i operativne nadzornike zanimaju samo troškovi i kapaciteti. To su nedvojbeno važni atributi; međutim, je li pošteno pretpostaviti da tvrtke s jakom kulturom sigurnosti hrane nemaju podršku za sigurnost hrane? Najodgovornije tvrtke imaju ciljeve i za FSQ i za  lanac snadbjevanja koji prvo osiguravaju sigurnost zaposlenika i zdravlje.

Osim toga, trebali bi postojati ciljevi za poticanje sigurnosti hrane i regulatornih zahtjeva. Ciljevi će uključivati ​​da proizvodi odgovaraju dizajnu istraživanja i razvoja (kvaliteta) uz smanjenje otpada i nepotrebnih troškova. Trebao bi postojati dvoslojni pristup prioritetima s HSE-om, sigurnošću hrane i regulatornim zahtjevima kao glavnim prioritetom. Ovi ciljevi uvijek će nadjačati sve druge ciljeve i nitko ne bi trebao pretpostaviti da je trošak važniji od ova tri. To ne znači da kvaliteta, otpad, trošak i drugi ciljevi nisu važni, ali ako prva tri nisu ispunjena, tvrtka će propasti.

Nastavljajući s pretpostavkom da i FSQ i osoblje  lanca snadbjevanja mogu podržati sigurnost hrane i produktivnost, koje su onda prednosti i mane ove strukture izvještavanja? S profesionalnog gledišta, sigurnost hrane u potpunosti je uključena u cjelokupnu strategiju  lanca snadbjevanja ( slika 2). Ovo doista pruža nadzor sa stajališta od farme do stola umjesto dizajna programa kroz lanac snadbjevanja. Ako je krajnji cilj osigurati sigurnu hranu svaki dan, onda je stvarna proizvodnja hrane najvažniji zahtjev nakon što se dizajn sigurnosti hrane razvije i u potpunosti implementira. Jedan od načina da se postigne ovaj cilj je da se tim za sigurnost hrane pozove na odgovornost za dizajn, implementaciju i izvršenje cjelokupnog programa sigurnosti hrane. Ako tim za sigurnost hrane ne posjeduje posljednji dio programa, tada se uključuje samo kada se pojave problemi i moraju počistiti nered. Uključivanje u osiguravanje besprijekornog rada programa pomaže u izbjegavanju velikih zadržavanja, uništavanja proizvoda i opoziva.

Slika 2. Kada se podnosi izvještaj voditelju  lanca snadbjevanja, sigurnost hrane je u potpunosti uključena u cjelokupnu strategiju  lanca snadbjevanja

Korporativna podrška za postrojenja

U svim strukturama, tim za kvalitetu postrojenja odgovara korporativnom FSQ-u ili lokalnoj upravi postrojenja. Korist od izvještavanja korporativnom FSQ-u je ta što nastavlja poticati upravljanje nad svim funkcijama. Bez obzira na strukturu izvještavanja, niz ključnih odluka donosi se lokalno u pogonima. Ako lokalni voditelj kvalitete ili nadzornik kvalitete nije u mogućnosti podržati program i potisnuti pogrešno usmjereno operativno osoblje, tada će cijeli program propasti. Izravan, rutinski angažman korporativnog FSQ-a pokreće ispravne prakse i pomaže lokalnom timu u teškim odlukama.

Jedna stavka koja se ponekad propušta je da FSQ treba zasebni kapitalni proračun. To uključuje proizvodne pogone, pilot pogone i laboratorije. U mnogim preduzećima, FSQ i HSE kapital ima manje nadzora u pogledu povrata ulaganja nego operativni kapital. Operativni kapital često ima utjecaj na FSQ. Jedan primjer je zamjena krova koji prokišnjava. Ako krov prokišnjava, to može dovesti do problema s FSQ-om. To je istina, ali ne pokreće cjelokupni program naprijed. Krovovi bi trebali biti fiksni, ali ne bi trebali biti uključeni u cjelokupni kapitalni plan FSQ. Ti bi planovi trebali uključivati ​​stvari poput skenera crtičnog koda za linije s miješanim alergenima, sisteme za detekciju stranih materijala (metalni detektori, magneti, X-zrake itd.), opremu za praćenje temperature, softveri itd. Uspostava i zaštita plana kapitala FSQ najbolji je način za poboljšanje cjelokupnog programa i pojednostavljenje zahtjeva za postrojenja. Lakše je izdvojiti kapitalne stavke za podršku sigurnosti hrane ako su sredstva, utjecaj i odgovornost raspoređeni kroz lanac snadbjevanja.

Zaključno, prehrambene tvrtke odlučuju staviti FSQ pod brojne funkcije. Svaka struktura ima prednosti i nedostatke, od predsjednika odbora do  lanca snadbjevanja. Tvrtke bi trebale napraviti korak unatrag i razmotriti najbolju organizacijsku strukturu kako bi osigurale sigurnu hranu svaki dan. Struktura bi trebala pružiti mogućnosti FSQ timu da bude u potpunosti angažiran u čitavom  lancu snadbjevanja i da utječe na pozitivne promjene i jednostavnost kroz kapitalni proračun i zapošljavanje osoblja.

Autor :Kurt E. Deibel, dr. sc. , umirovljen je u aprilu 2022. kao potpredsjednik za sigurnost i kvalitetu hrane za Sjevernu Ameriku u tvrtki Kraft Heinz. Također je član  Uredničkog savjetodavnog odbora časopisa Food Safety Magazine  

Izvor:Food Safety magazine