Zašto su vašoj organizaciji potrebni standardni operativni postupci

 

Ako postoji jedna stvar na koju se vaši zaposlenici i kupci oslanjaju, to je: "Dosljednost". Vaši klijenti žele dosljednost jer trebaju komunicirati s vašim proizvodima i uslugama i da rade na predvidljiv način. Vaši zaposlenici žele dosljednost jer im to olakšava posao i potiče efikasnost. Vaša tvrtka želi dosljednost jer upravljanje neočekivanim može biti i pravovremeno i skupo.

Jedan od najboljih načina da osigurate dosljednost i predvidljivost u cijeloj svojoj organizaciji je putem "Standardnih operativnih postupaka (SOP)".

Razumijevanje standardnog operativnog postupka:

SOP je procedura dokumenta koja osigurava da procesi, proizvodi i usluge svaki put prolaze kroz istu proceduru, što dovodi do predvidljivih rezultata. Iako ovo može zvučati pomalo dosadno, ključno je za vođenje uspješnog poslovanja, zbog fokusa SOP-a na dosljednost.

Iako su mnogi SOP-ovi usredotočeni na proizvodnju - stvaranje proizvoda svaki put mora biti prema preciznim specifikacijama - SOP-ovi imaju puno šire implikacije. Na primjer, možda imate SOP za upravljanje promjenama, uključivanje zaposlenika, prodaju kupcima i još mnogo toga.

Samo zato što je SOP zapisan i slijedi ga doslovce ne znači da je imun na promjene. Inicijative za poboljšanje procesa često su usmjerene na SOP kako bi se povećala efikasnost, smanjio otpad, povećala tačnost ili povećalo vrijeme do završetka.

Prednosti standardnih operativnih postupaka:

Već smo razgovarali o važnosti dosljednosti, ali pogledajmo neke od drugih prednosti koje SOP mogu imati za vaše poslovanje.

SOP pomaže u obuci novih zaposlenika:

SOP može biti vrlo važan dio procesa ukljućivanja. Možete ugraditi SOP u obuku novih zaposlenika, na temelju radnih uloga. To pomaže ljudima da razumiju za što će biti odgovorni i pruža dokument na koji se mogu obratiti ako imaju bilo kakvih pitanja. Oni su također koristan, trajni izvor za etablirane zaposlenike da osvježe svoja sjećanja i obuku.

SOP pruža ključne informacije zaposlenicima, menadžerima i drugima:

SOP se ne odnosi samo na sam proces — on također treba sadržavati popratne informacije, kao što su briga o zdravlju i sigurnosti, ekološka pitanja, operativni detalji i više. To osigurava da svatko tko je uključen u proces ima potpunu vidljivost svojih odgovornosti i odgovornosti prema sebi i drugima.

SOP poboljšava upravljanje kvalitetom:

Upravljanje kvalitetom znači ostati u skladu s regulatornim potrebama i osigurati da proizvodite proizvode i usluge koji zadovoljavaju zahtjeve kvalitete vašeg poslovanja, zaposlenika i kupaca. Korištenje dobro uspostavljenog procesa znači da provodite sve potrebne korake za održavanje kvalitete, što čini dokazivanje usklađenosti puno lakšim.

SOP pokreće proizvodnju i vrijeme u vašem poslovanju:

Budući da su SOP predvidljivi, to ih čini vrlo korisnima za planiranje. Ako tačno znate kako SOP utječe na proizvodnju proizvoda, možete tačno predvidjeti koliko će svaki korak trajati od kraja do kraja procesa proizvodnje. To može povećati efikasnost kroz proizvodnu liniju i pomoći vam da izbjegnete uska grla.

SOP poboljšava produktivnost i preglede izvedbe:

Budući da zaposlenici znaju što se od njih očekuje, kako je definirano u SOP-u, to im pomaže da budu sigurni da ispunjavaju relevantne kvote efikasnosti. Osim toga, upravitelj se može pozvati na SOP kada pregledava učinak zaposlenika i vidi koliko dobro ispunjavaju ciljeve SOP-a. Menadžeri im mogu ponuditi obuku za rješavanje bilo kakvih nedostataka.

SOP daje razlog da se stvari rade dobro:

Osim definiranja načina na koji bi se proces trebao izvesti, SOP može pružiti izvorni kontekst, tako da zaposlenici razumiju važnost zadataka koje obavljaju. To pruža bolji uvid u vrijednost zadatka za poslovanje u cjelini.